La copia del conductor: qué tiene que llevar y en qué formato

El documento puede estar perfecto en tu ordenador y no servir de nada si el que va al volante no lo lleva. Esto es lo que hay que darle al conductor, y cuándo.

Antes de arrancar. Siempre.

El conductor debe disponer de una copia del documento antes de que empiece el transporte. No cuando llegue a destino, no cuando vea el control: antes de salir. Esto no es un formalismo: si el documento aparece a mitad de ruta, ya llega tarde.

Electrónica o impresa: las dos valen

Aquí hay más libertad de la que la gente cree. La copia puede ser:

• Electrónica: en el móvil del conductor. Un enlace, un PDF descargado, la imagen del QR. Lo que le resulte más cómodo.
• Impresa: el PDF en papel de toda la vida.

Lo que no es opcional es el QR: la copia lo lleva siempre, sea en pantalla o en papel. Ese código es lo que permite al agente llegar al documento auténtico.

Cómo se hace en la práctica

Lo más rápido, y lo que hace casi todo el mundo, es mandárselo por WhatsApp. Generas el documento, le llega el enlace y ya está: lo tiene en el móvil, en su conversación de siempre, sin instalar nada ni aprender nada nuevo. En DecaClick hay un botón para eso, precisamente porque es lo que la gente hace de todos modos.

Si el conductor prefiere papel —hay quien lo prefiere, y es perfectamente válido—, se imprime el PDF y se acabó. Lo importante es que el QR se vea bien: nada de fotocopias de fotocopias.

El error de las capturas de pantalla

Cuidado con una costumbre que se está extendiendo: hacer una captura de pantalla del documento y mandar la imagen. Si en esa captura el QR sale cortado o borroso, la copia no sirve para lo que tiene que servir. Manda el enlace o el PDF, no una foto de la pantalla.

Y si cambia el conductor

La copia va con quien conduce. Si a última hora sale otro compañero, hay que pasarle el documento a él. Y si además cambia el vehículo, eso ya no es reenviar una copia: es modificar el documento, porque las matrículas son dato obligatorio.