Cómo modificar un DeCA cuando algo cambia sobre la marcha
Se avería la tractora, el cliente cambia el destino, aparece un palet más. La norma prevé qué hacer, y son dos caminos distintos. Este es el que te conviene en cada caso.
Primero: no lo taches
Lo más importante es lo que no hay que hacer. Corregir a mano la copia impresa no tiene ninguna validez. Si algo cambia, el cambio tiene que quedar reflejado en el documento digital, con su fecha y su motivo.
Método (a): ampliar el mismo documento
Se mantiene el mismo documento, con la misma URL y el mismo QR. Dentro se añaden los datos nuevos, el motivo del cambio, y los datos antiguos quedan marcados como NO VÁLIDOS, sin borrarse.
Cuándo conviene: cuando el conductor ya tiene el enlace o el papel con el QR y prefieres no tener que mandarle nada nuevo. Al escanear el mismo código, se descarga el documento ya actualizado.
Método (b): emitir un documento nuevo
Se genera un DeCA nuevo, con su propia URL y su propio QR. El original no se borra: se conserva por trazabilidad, marcado como sustituido.
Cuándo conviene: cuando el cambio es tan grande que tiene más sentido un documento limpio, o cuando quieres separar claramente lo viejo de lo nuevo. Eso sí: tendrás que pasarle el enlace nuevo al conductor.
En los dos casos
- Hay que dejar constancia del motivo.
- Queda registrada la fecha y hora de la modificación.
- Hay que hacerle llegar al conductor el documento que queda válido, antes de que siga el servicio.
El caso más típico: cambio de vehículo
La matrícula es uno de los datos obligatorios (apartado g del artículo 6) y es responsabilidad del transportista. Si por una avería cambias de tractora a mitad de ruta, no basta con avisar por teléfono: hay que modificar el documento. Es de los supuestos que la norma menciona expresamente.